Sales Call Summary
Vollstaendige Call-Dokumentation in 5 Minuten statt 60
Einrichtung in 3 TageAuf einen Blick
Das Szenario
Freitag, 17 Uhr. Drei Sales Calls heute. Vom ersten Call sind die Notizen schon verschwommen. War das Budget-Thema im zweiten oder dritten Call? Die CRM-Felder sind leer, die Follow-up-Mail muss raus, aber erstmal die Notizen entziffern. Eine Stunde spaeter: zwei von drei Calls dokumentiert. Der dritte wartet bis Montag. Bis dahin sind die Details weg.
Freitag, 17 Uhr. Drei Sales Calls heute. Jeder Call hat bereits eine strukturierte Zusammenfassung im CRM: wer dabei war, was besprochen wurde, welche Einwaende kamen, was der naechste Schritt ist. Follow-up-Vorschlaege liegen bereit. Die Sales-Person oeffnet jede Zusammenfassung, prueft kurz, passt einen Punkt an, fertig. 15 Minuten fuer alle drei Calls. Um 17:15 Uhr ist Feierabend.
Warum das nicht trivial ist
Ein Transcript hat 5.000 bis 15.000 Woerter. Davon sind vielleicht 10% entscheidungsrelevant. Der Rest ist Begruessung, Smalltalk, Wiederholungen.
Die Herausforderung: Die Automation muss erkennen, dass "Ja, das klingt gut, aber wir muessten erstmal mit der IT sprechen" ein Einwand ist und kein Zuspruch. Dass "Q2 waere realistisch" eine Timeline-Aussage ist. Dass "unser Budget fuer solche Projekte liegt bei..." ein Kaufsignal ist.
Und die extrahierten Daten muessen in die richtige Struktur: nicht ein Fliesstext, sondern separate Felder fuer Themen, Einwaende, naechste Schritte, Budget-Signale. Direkt kompatibel mit dem CRM.
So funktioniert es
Call-Recording abholen
Das Recording wird automatisch aus dem Meeting-Tool geholt (Zoom, Teams, Meet) oder manuell hochgeladen.
Transkription mit Sprechererkennung
Audio wird in Text umgewandelt. Jeder Sprecher wird identifiziert.
Strukturierte Extraktion
Ein LLM analysiert das Transcript und extrahiert: Teilnehmer, Themen, offene Fragen, vereinbarte naechste Schritte, Einwaende, Budget-/Timeline-Signale.
CRM-Update vorbereiten
Die Ergebnisse werden als strukturierte Zusammenfassung formatiert, Follow-up-Vorschlaege generiert.
Mensch prueft und gibt frei
MenschDie Sales-Person reviewed die Zusammenfassung, korrigiert bei Bedarf, und gibt das CRM-Update frei.
Ihre Sales-Calls werden auch noch manuell dokumentiert?
Gespraech buchen15 Minuten. Wir schauen gemeinsam ob das fuer Ihren Prozess passt.
Integrationen
KI-Modell
GPT-4o / Claude Sonnet
Large Language Model fuer strukturierte Extraktion. Prompt-gesteuert mit kundenspezifischen Extraktionsfeldern. Modell austauschbar. Transkription via Whisper.
Mensch im Prozess
Jede Zusammenfassung wird vor dem CRM-Update von der Sales-Person geprueft. Kein automatisches Schreiben ohne Freigabe.
Daten & Sicherheit
Audio-Daten werden nur fuer die Verarbeitung genutzt und danach geloescht. Transkripte auf EU-Servern. DSGVO-konform.
Fehlerbehandlung
Bei niedriger Audio-Qualitaet oder unklaren Passagen wird die betroffene Stelle markiert und dem Reviewer hervorgehoben.