Eingangsrechnungsverarbeitung
Automatische Erfassung, Pruefung und Verbuchung von Eingangsrechnungen
Einrichtung in 5 TageAuf einen Blick
Das Szenario
Monatsende, 200 Rechnungen im Posteingang. PDFs, Scans, verschiedene Formate. Jede einzeln oeffnen, lesen, die richtigen Felder ins Buchhaltungssystem tippen. Bei Rechnung 47 vertippt sich jemand beim Betrag. Bei Rechnung 103 fehlt die Bestellnummer. Am Ende des Tages sind noch 60 Rechnungen offen, und die Zahlungsfristen laufen.
Monatsende, 200 Rechnungen im Posteingang. Die Automation holt sie ab, extrahiert Lieferant, Rechnungsnummer, Positionen, Betraege. Prueft automatisch gegen Bestellungen. Bei 180 Rechnungen stimmt alles, die Buchung ist vorbereitet. 20 Faelle mit Abweichungen sind als Review markiert. Die Buchhaltung arbeitet nur noch die Ausnahmen ab.
Warum das nicht trivial ist
Rechnungen haben kein einheitliches Format. Jeder Lieferant nutzt ein anderes Layout, andere Bezeichnungen, andere Strukturen. Die Automation muss aus visuell voellig unterschiedlichen Dokumenten die gleichen Informationen zuverlaessig extrahieren.
Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Betraege, Steuersaetze. Und das mit einer Genauigkeit ueber 98%, weil Fehler in der Buchhaltung teuer sind: falsche Betraege, verpasste Skonti, fehlerhafte Steuermeldungen.
So funktioniert es
Rechnungen abholen
Eingehende Rechnungen werden automatisch aus dem E-Mail-Postfach oder einer SFTP-Ablage geholt.
Datenextraktion
Ein KI-Modell extrahiert die relevanten Felder: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Einzelpositionen, Netto/Brutto, Steuersatz.
Automatische Pruefung
Die extrahierten Daten werden gegen Bestellungen und Lieferantenkonditionen geprueft. Bei Uebereinstimmung wird die Buchung vorbereitet.
Mensch prueft Ausnahmen
MenschBei Abweichungen wird ein Review-Fall erstellt. Die Buchhaltung prueft nur die Ausnahmefaelle, nicht jede einzelne Rechnung.
Ihre Rechnungserfassung bindet zu viel Kapazitaet?
Gespraech buchen15 Minuten. Wir schauen gemeinsam ob das fuer Ihre Buchhaltung passt.
Integrationen
KI-Modell
GPT-4o / Claude Sonnet
Dokumentenanalyse per LLM mit strukturierter Extraktion. Prompt-gesteuert mit vordefinierten Feldern. Modell austauschbar.
Mensch im Prozess
Buchhaltung prueft Ausnahmefaelle und gibt Buchungen frei. Kein automatisches Buchen ohne Freigabe.
Daten & Sicherheit
Rechnungsdaten werden verschluesselt verarbeitet. Speicherung auf EU-Servern. DSGVO-konform. Loeschfristen nach Verarbeitung konfigurierbar.
Fehlerbehandlung
Bei unleserlichen Scans oder fehlenden Pflichtfeldern wird die Rechnung als manueller Review-Fall markiert. Kein stilles Verschlucken.