Bestellprozess per E-Mail
Bestellungen aus Mails, PDFs und Faxen automatisch ins ERP. 8.000 Stunden pro Jahr zurück.
Auf einen Blick
Das Szenario
Bestellungen kommen als PDF im Mail-Anhang, als Fax, als Screenshot aus dem Kundenportal. Innendienst öffnet jeden Beleg, tippt Artikelnummern, Mengen, Lieferadressen ins ERP. Bei 60.000 Aufträgen pro Jahr fressen die 8 Minuten pro Auftrag zwei Vollzeit-Stellen, die nichts anderes machen als abtippen.
Die Bestellung kommt rein, der Agent liest sie aus, matcht gegen eure Stammdaten und schreibt einen Auftragsentwurf ins ERP. Innendienst bestätigt, korrigiert Ausnahmefälle oder eskaliert. Die zwei FTE arbeiten an Reklamationen, Sonderaufträgen, Kundenbeziehung. Statt zu tippen.
Warum das nicht trivial ist
Jeder Lieferant und Kunde liefert in eigenem Layout. Kein Standard, kein einheitliches Schema. Die Bestellungen sind alle da, nur in unstrukturierter Form.
Wer die Struktur automatisch extrahiert, gibt 8 Minuten pro Auftrag zurück. Die Schwierigkeit liegt im Matching gegen euer Stammdaten-Modell und im sauberen Ausnahme-Handling, nicht in der reinen Extraktion.
So funktioniert es
Belege abholen
E-Mails, PDFs und gescannte Faxe werden aus den Eingangskanälen automatisch gezogen.
Strukturierte Extraktion
Artikelnummern, Mengen, Lieferadresse, Wunschtermin und Konditionen werden aus dem Beleg extrahiert.
Stammdaten-Matching
Positionen werden gegen euren Artikelstamm und Kundenkonto gematcht. Bei Mehrdeutigkeit wird der Fall markiert.
Auftragsentwurf ins ERP
Ein Entwurf wird im ERP angelegt, fertig zur Bestätigung. Klare Fälle gehen durch, Ausnahmen werden hervorgehoben.
Mensch bestätigt oder eskaliert
MenschDer Innendienst prüft, bestätigt einfache Fälle in Sekunden und kümmert sich um die Ausnahmen.
Bei O+S, Großhandel, aktuell in Entwicklung.
Euer Innendienst tippt Bestellungen ab?
15 Minuten am Telefon. Wir schauen, ob sich das für euren Auftragsdurchsatz rechnet.
Integrationen
KI-Modell
Claude Sonnet / GPT-4o
Vision-LLM für die Extraktion aus PDFs, Scans und Faxen. Stammdaten-Matching deterministisch gegen euren Artikelstamm.
Mensch im Prozess
Innendienst bestätigt jeden Auftrag, bevor er final wird. Klare Fälle in Sekunden, Ausnahmen markiert.
Daten & Sicherheit
Verarbeitung auf EU-Servern. Belege werden nur für die Verarbeitung gehalten, danach gemäß euren Löschfristen entfernt.
Fehlerbehandlung
Mehrdeutige Positionen, unbekannte Kunden oder fehlerhafte Beträge werden als Review-Fall markiert. Kein stilles Verschlucken.