CRM-Pflege nach Call
Strukturierte Summary, Deal-Update und Manager-Slack-Ping automatisch im CRM. 10 bis 20 Minuten pro Call zurück.
Auf einen Blick
Das Szenario
Drei Calls am Tag, jeder eine Stunde. Danach steht das CRM leer, weil keiner Zeit hat, Notizen ordentlich zu pflegen. Was im Call besprochen wurde, weiß nur die Sales-Person. Manager sieht nichts, Follow-ups gehen unter, der nächste Termin startet ohne Kontext.
Nach jedem Call landet eine strukturierte Summary im CRM, das Deal-Stage-Update ist vorbereitet, der Manager bekommt einen Slack-Ping mit dem Wesentlichen. Die Sales-Person prüft kurz, sendet ab, fertig. 10 bis 20 Minuten pro Call zurück ins Verkaufen.
Warum das nicht trivial ist
Im Call wird alles besprochen, was im CRM stehen müsste. Wer den Übersetzungsschritt automatisiert, bekommt 10 bis 20 Minuten pro Call zurück und konsistente Notizen, die der Manager direkt sieht.
Die Schwierigkeit liegt im Format. Eine Summary muss in die CRM-Felder passen, nicht als Fließtext-Block in die Notizen. Themen, Einwände, Budget-Signale, Next Steps. Strukturiert, nicht erzählend.
So funktioniert es
Call-Recording abholen
Das Recording wird aus Fathom, Zoom oder Teams gezogen, sobald der Call beendet ist.
Transkript erzeugen
Mit Sprechererkennung pro Teilnehmer, sodass Aussagen den richtigen Personen zugeordnet werden.
Strukturierte Summary
Teilnehmer, Themen, Einwände, Budget- und Timeline-Signale, Next Steps. Direkt im CRM-Schema.
CRM-Update und Slack-Ping
Deal-Stage-Vorschlag wird im CRM angelegt, Manager bekommt einen Slack-Ping mit den Highlights.
Sales-MA prüft kurz, sendet ab
MenschReview in einer Minute, Korrekturen wo nötig, Freigabe. Keine automatische CRM-Änderung ohne Mensch.
Bei NZK (Hartbauer Media & Learn GmbH) im Einsatz, 200+ Kunden betreut. Workflow: Fathom, Summary V2, Close CRM und Slack.
Eure Sales-Calls werden noch manuell ins CRM gepflegt?
15 Minuten am Telefon. Wir schauen, ob die Variante mit Fathom oder mit eurem Meeting-Tool besser passt.
Integrationen
KI-Modell
Claude Sonnet / GPT-4o
Strukturierte Extraktion via LLM. Prompt-gesteuert mit eurem CRM-Schema, Modell austauschbar.
Mensch im Prozess
Jede Summary wird vor dem CRM-Update von der Sales-Person geprüft. Kein automatisches Schreiben ohne Freigabe.
Daten & Sicherheit
Audio nur für die Verarbeitung gehalten, danach gelöscht. Transkripte auf EU-Servern. DSGVO-konform.