Voice Notes vom Außendienst
Außendienstler dokumentiert im Auto, CRM wird gepflegt. Halber Tag pro Woche zurück.
Auf einen Blick
Das Szenario
Der Außendienst weiß nach jedem Termin genau, was wichtig ist. Aktuell wird das in einen halben Pflegetag pro Woche gepresst. Bis dahin ist die Hälfte vergessen, der Innendienst rätselt, der nächste Termin startet ohne Kontext.
Nach dem Termin spricht der Außendienstler eine Signal-Sprachnotiz im Auto. Der CRM-Eintrag, das Stage-Update und die Next Steps stehen direkt. Halber Tag pro Woche wird zu Termin-Zeit, nichts verschwindet mehr.
Warum das nicht trivial ist
Eine Sprachnotiz ist roher Gedankenstrom. Daraus muss eine strukturierte CRM-Notiz werden, in eurem Schema, mit den richtigen Feldern.
Die Stage-Empfehlung darf nicht raten. Nur wenn die Aussage im Audio klar ist, wird sie vorgeschlagen. Bei Unklarheit bleibt das Feld leer und der Mensch entscheidet.
So funktioniert es
Sprachnotiz via Signal
MenschAußendienstler schickt eine Voice Message an einen Signal-Bot. Funktioniert auch unterwegs ohne App-Wechsel.
Transkript und Strukturierung
Audio wird transkribiert, der Inhalt in CRM-Felder strukturiert: Kontakt, Themen, Einwände, Bedarf, Next Steps.
CRM-Eintrag, Stage, Next Steps
Im CRM wird ein Eintrag erzeugt, Deal-Stage vorgeschlagen, Tasks für die Next Steps angelegt.
Slack-Ping an Innendienst
Innendienst bekommt eine Slack-Nachricht mit dem Wesentlichen, kann direkt nachfassen oder Material rausschicken.
Pilot läuft im Außendienst eines Gastronomie-Tech-Anbieters.
Euer Außendienst dokumentiert erst Freitags?
15 Minuten am Telefon. Wir schauen, ob Signal oder WhatsApp besser passt und wie eure CRM-Felder dazu mappen.
Integrationen
KI-Modell
Whisper + Claude Sonnet
Whisper für Transkription, LLM für strukturierte Extraktion. Stage-Vorschlag deterministisch, nur bei klarer Aussage.
Mensch im Prozess
Außendienstler bestätigt die strukturierte Notiz vor dem CRM-Schreiben. Innendienst entscheidet über Next Steps.
Daten & Sicherheit
Audio nach Verarbeitung gelöscht. Verarbeitung auf EU-Servern. DSGVO-konform.